Checkliste
Handbuch
Fragebogen
Konzept
Präsentation
Tonaufnahme
Video
Demoversion
Sonstige
Frühwarnsysteme:
Anwendung, Nutzen, Definition
Betriebliche Frühwarnsysteme: Was ist das und warum ist das etwas für Sie?
KMU und Organisationen sind einem permanenten Wandel und stetigem Anpassungsdruck ausgesetzt. Anhand des nachfolgend beispielhaft vorgestellten Unternehmens soll diese Problemlage skizziert werden.
Das Unternehmen hat ca. 120 Beschäftigte und wird als GmbH inhabergeführt. Seit dem Management-buy-out 1985 werden Komponenten für PKW-Getriebe hergestellt. Die Kundenbeziehungen sind seit Jahren stabil, die Produktqualität stimmt. Das Unternehmen ist als eines der ersten im Kammerbezirk seit 1991 nach ISO 9001 zertifiziert. Die folgenden Audits wurden beanstandungslos realisiert. Ein Verdienst von Herrn Schulze und seinem QM-Team, das in allen produktrelevanten Prozessen integriert ist und bei Entscheidungen gehört wird. Schulze war schon damals bei der Ausgründung dabei und hat allerbeste Beziehungen zu den Kunden.
Die Banken sind mit der Eigenkapitalquote zufrieden, die Umsatzproduktivität je Beschäftigten ist über dem Kammerdurchschnitt und Gehälter und Sozialleistungen sind gemeinsam mit dem Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung geregelt.
In der unternehmerischen Praxis, also im ganz normalen Betriebsalltag, sind Aufmerksamkeit, Energie, Kraft und Zeit durch Kunden, Auftragsbearbeitung, Finanzfragen, Mitarbeitereinsatz und „Verwaltungskram” gebunden. Insgesamt läuft alles ganz gut.
Der Inhaber, sein Leitungsteam und der Betriebsrat haben vereinbart, sehr zeitnah etwas für die Zukunftssicherung der Firma zu tun, denn Herr Schulze wird nächsten Monat 62 Jahre alt. Ein Nachfolger oder eine Nachfolgerin muss gefunden und eingearbeitet werden.
Im Kammerbezirk schließen in zwei Jahren ca. 35 % weniger junge Menschen die allgemeinbildenden Schulen ab, der Wettbewerb um gute Nachwuchskräfte wird schärfer. Geeignete Auszubildende zu finden wird immer schwieriger.
Ein Kunde hat den Bau eines Werks in Nordosteuropa bekannt gegeben. Es gilt zu prüfen, ob der mögliche Bedarf zusätzlicher Produktionskapazitäten am Sitz des Unternehmens gedeckt werden kann oder die Errichtung eines Standorts im Ausland erforderlich wird. Bislang ist zudem nicht klar, ob dieser Schritt durch die entsprechenden eigenen personellen Kapazitäten und Kompetenzen leistbar ist und wie die anstehenden Veränderungen in der Organisationsstruktur und den Prozessen umgesetzt werden können.
Die sich ändernden gesellschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen sorgen zudem seit geraumer Zeit in der Belegschaft und bei der Unternehmensleitung für Verunsicherung und Diskussionen über Fragen wie: Welchen Einfluss haben Klimawandel, steigende Energie- und Rohstoffpreise, verändertes Mobilitätsverhalten, neue gesetzliche Regelungen auf die Zukunft des Unternehmens? Es gilt vorbereitet zu sein.
Die Akteure in diesem Beispielunternehmen sind dabei, Maßnahmen zu entwickeln und einzuleiten, um zukünftig mögliche negative Entwicklungen für das Unternehmen und seine Beschäftigten nicht eintreten zu lassen. Sie werden – möglicherweise auch mit Hilfe externer Beratungskompetenz – auf der Basis verfügbarer Informationen rechtzeitig Instrumente, Methoden und Modelle zur Vermeidung von Krisen anwenden.
Die Anlässe und Notwendigkeiten, früh Risiken erkennen zu wollen oder zu müssen, sind vielfältig:
- die Vermeidung von Einnahmeausfällen
- der Verlust wichtiger Know-how-Träger/-innen
- die Mängel im internen Berichtswesen
- die fehlende Produktionsflexibilität
- die Veränderung der Kundenanforderungen
- die Qualitätsprobleme auf Grund von Qualifikationsdefiziten der Beschäftigten
- die rechtlichen Änderungen, z.B. im Rahmen der Produkthaftung
- die neuen Labels für die Produkte und die neuen Standards für den Betrieb
- die globalisierte Wertschöpfungskette und veränderte Lieferstrukturen
- die neuen Kommunikations- und Informationstechniken
- die steigenden Energie- und Rohstoffpreise
- die Verknappung von Ressourcen.
Anhand dieser wenigen und ganz unterschiedlichen Anlässe wird klar, dass unterstützende Systeme zur Erkennung von unternehmerischen Risiken und Herausforderungen möglichst früh, präzise und nachvollziehbar sein sollten: eben „Früh-Warn-Systeme”.
„Frühwarnsysteme sind Systeme, Vorgehensweisen und Instrumente, die Betriebe in ihrem spezifischen Umfeld dabei unterstützen, sich auf zukünftige Entwicklungen und Anforderungen vorzubereiten und den Wandel zu antizipieren.” So die Definition der Arbeitsgruppe „Betriebliche Frühwarnsysteme” im Rahmen des Nationalen Thematischen Netzwerks „Lebenslanges Lernen in KMU”. Unter dieser Arbeitsdefinition hat die Arbeitsgruppe unterschiedliche Instrumente und Werkzeuge zusammengetragen, systematisiert und in der Toolbox vergleichbar zusammengestellt.
Die in der Toolbox präsentierten Instrumente und Verfahren decken ein breites Feld von „Vorhersagebereichen” ab, aber bei weitem nicht alle. Die meisten Tools haben einen sehr hohen Bezug zu den Beschäftigten und verfolgen einen stark beteiligungsorientierten Ansatz.
Um den komplexen Anforderungen betrieblicher Gegenwart und Zukunft gerecht zu werden, sind bei Frühwarnung die Ursache-Wirkungs-Beziehungen – das System Unternehmen und seine internen wie externen Wechselbeziehungen – zu betrachten. In ihrer Umsetzung sollte die Frühwarnung zur kontinuierlichen Auseinandersetzung und Mitwirkung einladen und damit auch die Verknüpfung mit anderen Systemen, wie zum Beispiel des Qualitäts-, Arbeitsschutz- und Umweltmanagements oder der Kostenrechnung ermöglichen.
Wichtig für die Praxis im Unternehmen ist die Passfähigkeit der Frühwarnsysteme bezüglich der konkreten Unternehmenssituation. Dazu bietet die Toolbox Instrumente für unterschiedliche Anwendungsbereiche und unterschiedlicher Komplexität. Einige der „Werkzeuge” in der Toolbox sind gut geeignet, um in einem Selbsttest schlaglichtartige Einschätzungen zur aktuellen Betriebssituation vorzunehmen und um daraus einen konkreten Handlungsbedarf ableiten zu können. Andere Instrumente sind eine Art „Wegbeschreibung” durch komplexe Verfahren und laden ein, krisenpräventive Prozesse im Betrieb oder in der Abteilung anzustoßen.
Alle Tools zeichnen sich durch ihre Erprobung in der Praxis aus.
